회의록 서명을 PDF 전자 서명 요청 도구을 사용하여 온라인에서 손쉽게 처리하자

Adobe Acrobat 온라인 서비스를 이용하여 전자 서명을 PDF 문서에 삽입하고 저장하는 방법을 소개합니다. 

프로젝트 단위로 업무를 수행하는 내 직업 특성 상 회의는 매우 비중 있는 일이다. 상당 수의 프로젝트에서 중요 회의의 경우 참석자에게 서명을 받아 유관 부문에 회의록과 함께 배포를 하게 된다. 이때는 종이에 서명을 받아 스캔본을 첨부 하는데 상당히 귀찮은 일이다. 

이럴 때 전자 서명을 사용하면 일이 쉽고 깔끔해 진다. 하지만 여러 사람에 전자 서명을 받으려면 그룹웨어로 전재 결재를 만들지 않는 이상 딱히 방법이 없다. 그것도 그룹웨어 환경이 구성되어야 가능한 일이다. 여러 외부 업체와 같이 일을 진행하다 보면 일화성 계정을 그때마다 만들 수도 없기에 그룹웨어가 있다 하더라도 이런 일들로 인해 발생되는 번거로움을 피할 수 없다. 

이때 Adobe Acrobat 온라인 서비스의 전자 서명 요청 도구를 활용해서 쉽게 업무 진행이 가능하다. 

지금부터 전자 서명 요청 도구를 사용하는 테스트를 수행해보자. 

바로 가기 링크 >> Adobe Acrobat 온라인 서비스 - 전자 서명 요청 도구 

PDF 서명 요청: 서명을 위해 PDF 보내기 | Adobe Acrobat

위 링크를 클릭하면 전자 서명 요청 도구 웹페이지로 이동 ~ 간단한 로그인 절차를 마치면 도구를 사용할 수 있게 된다. 

내 컴퓨터에서 파일일 선택 해보자. 

파일 선택을 마치면 요청을 받을 수신인을 지정 화면이 나온다. 여기에 이메일과 이름을 입력하면 된다. 화면에 안내된 내용처럼 서명 요청을 받은 사람은 받은 요청 메일의 링크를 통해 서명을 온라인으로 손쉽게 수행 가능하다. 

상단의 '본인추가'를 클릭하면 현재 로그인 되어 있는 본인이 서명자로 값이 자동 입력된다. 이후 + 버튼을 클릭하여 수신자를 추가 지정하면 된다. 

'문서 준비'를 클릭해서 서명을 넣을 위치와 유형을 문서에 지정하자. 

좌측 사이드바에는 서명을 할 사람을 선택 할 수 있게 되어 있다. 그리고 그 하단에는 추가할 필드가 유형별로 구성되어 있다. 

필드가 추가된 모습이다. 회의개요의 참석자에 본인과 수신인의 이름 필드를 삽입하였고 회의결과 하단에 전자 서명필드와 텍스트 필드를 삽입하여 서명과 간단한 의견을 기재할 수 있도록 하였다. 

이외에도 확인란을 통한 체크, 라디오 버튼이나 드롭박스를 사용하여 보기에 따른 의견을 물을 수도 있다. 

추후 회의의 참석 여부나 회의록에 대한 의견, 또는 동의 여부 등을 지정하면 유용하리라 생각된다. 그리고 화면 구성이 직관적이어서 별도의 메뉴얼 없이 그냥 한번씩 눌러 보는 것 만으로도 누구나 쉽게 작성이 가능하다. 

'검토 및 보내기' 를 누르면 서명을 요청하는 이메일 작성과 관련된 입력 화면이 나타난다. 

추가 옵션을 통해서 참조를 추가 할 수 있으며 서명이 완료가 되면 참조로 지정된 메일로 사본을 받을 수 있다고 되어 있다. 

자. 이제 요청 메일을 보내고 서명을 진행해보자. 

보내기가 성공적으로 전송되었다는 메세지와 함께 다음 작업이 제시된다. 여기서 서명하기를 클릭하면 작성자 본인의 서명을 바로 수행할 수 있다. 

메일 작성 화면에서 기록한 멘트와 함께 문서가 화면에 출력되고 서명을 진행할 수 있다. 전자 서명 요청 문서 작업시 추가 했던 필드 중 본인에 해당하는 필드들이 문서에 삽입된 것을 확인 할 수 있다. 

서명을 클릭하고 텍스트에 의견도 적었다. 서명을 클릭하면 문서 하단에 메세지가 팝업 된다. '클릭하여 서명'을 클릭해보자. 

서명을 했다는 메세지와 서명 내역을 서명 요청 수신자의 이메일로 전송되었음을 알려준다.

그럼 이제 메일을 확인해보자. 

이건 내 gmail로 발송된 서명 전송 완료 메일 

그리고 이건 내 네이버 메일 주소를 잘못 입력하여 발송되지 못한 것에 대한 gmail.. 

이 정도면 정말 훌륭하다. 발송이 안된 것 까지 챙겨주는 세심함이라니.. 

"이 문서를 취소 및 삭제하고 올바른 전자 메일 주소로 다시 보내려면 여기를 클릭하십시오." 를 클릭해서 수신자 1의 메일 주소를 수정함. 역시 변경과 동시에 네이버 메일로 다시 서명 요청 메일을 보내줌. 

네이버 메일

수신자 1 도 서명완료

2명의 서명자가 모두 서명을 완료되었다는 메세지... 그리고 이 페이지에서 바로 해당 문서를 다운로드 할 수 있다. 

그리고 아주 만족스러운 점은 '수신인 1'은 어도비 계정 없이 서명을 완료했다는 사실... 즉 요청자만 어도비 계정이 있으면 된다. 서명 요청을 받은 수신자는 본인 메일만 열고 어도비 로그인 없이 온라인으로 서명만 진행하면 된다. 이건 매우 강력한 활용 요건이 된다고 생각한다. 이 점이 가장 훌륭함. 

이제 사용 결과를 마무리 해보자. 

일단 매우 편하다. 간단한 견적서 업무 시나라오를 만들어 보자면. 

[엑셀로 견적서 작성] > [PDF 변환] > [견적서에 대한 확인 전자 서명 요청] > [견적 승인 요청 완료 시 서명완료] 

이런 견적 과정을 PDF 문서로 온라인에서 관리하면 메일 만으로는 부족한 견적 이력관리 등이 자동으로 따라온다. 자영업이나 소규모 공장을 운영하는 경우 조금만 시간 투자를 하면 충분히 활용이 가능하다고 판단된다. 조금 과장하면 아주 훌륭한 영업 관리 EDI 환경을 구성하는 것이라고 볼 수도.... ^^;;;; 

오늘은 여기까지.